Архив

Семинар «Современный архив: требования к оформлению, хранению и архивированию документов с учетом изменений нормативной базы»

28.09.2017

В программе семинара:  где и как хранить документы, которые образуются в ходе ее деятельности. Нужно ли для этого создавать специальный архив? И если нужно, то какими нормативными документами при этом руководствоваться? Обязательно ли издавать специальное положение об архиве? Каким требованиям должно отвечать помещение, отведенное под архив?

Мероприятие будет полезным:

Руководителям и сотрудникам архивов предприятий и организаций, а так же специалистам, осуществляющих прием, учет и хранение документов, председателям и членам  экспертных комиссий

Программа семинара:

1. Нормативно-методические документы по организации и ведению архива.
Закон «Об архивном деле в Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», с изменениями и дополнениями в Федеральном законе от 11.02.2013 № 10-ФЗ» Анализ последних изменений.

 

2. Архив организации.
Виды архивов. Правила оперативного хранения документов. Законодательное регулирование работы архива. Компьютерные технологии в архивах.
Положение об архиве: должностные инструкции, задачи, функции, права, обязанности. Планирование работы архива. Организация труда работников архива. Нормативы времени на работы в архиве.

 

3. Требования к помещению архива.
Требования к помещению, оборудованию и техническому оснащению архива. Создание и поддержание оптимальных условий хранения дел и документов. Режимы хранения документов: световой, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический, охранный. Размещение документов в архивохранилище, средства хранения, топографирование. Внеофисное хранение документов

 

4. Комплектование архива документами структурных подразделений.
Комплект документов, необходимых для организации и функционирования архива, их виды и особенности. Классификация и учет документов в архиве. Организация поиска документов в архиве. Порядок выдачи дел из хранилища.

 

5. Проверка наличия и состояния документов в архиве.
Оформление результатов проверки. Ответственность за состояние документационного фонда. Система санкций за нарушение законодательства по архивному делу, гибель, незаконное уничтожение документов и др.

 

6. Экспертиза ценности документов: порядок проведения и оформление результатов.
Положение об экспертной комиссии: задачи, функции, состав и порядок работы экспертной комиссии. Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов. Выделение документов с истекшими сроками хранения на уничтожение. Составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Порядок уничтожения дел.
Типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения. Изменения нормативной базы.

 

7. Основные учетные документы архива.
Подготовка документов к архивному хранению. Передача документов на архивное хранение. Особенности передачи дел в архив, хранение финансовых документов и документов по личному составу. Правила составления и оформления архивных описей. Систематизация дел в архивных описях. Составление предисловия к описи. Оформление титульного листа. Особенности составления описи и формирование дел. Редакция существующих описей дел. Составление паспорта архива организации.

 

8. Требования к формированию и оформлению дел.
Нумерация, лист-заверитель дела, обложка, переплет. Принципы формирования дел. Типичные ошибки и нарушения.

 

9. Номенклатура дел организации.
Виды, структура, правила составления и оформления. Систематизация, формирование дел и составные части номенклатуры, оформление итоговой записи. Определение сроков. Особенности составления номенклатуры дел для различных организаций. Типичные ошибки. Согласование номенклатуры дел с государственным архивом.

 

10. Подготовка дел к передаче на государственное хранение.
Взаимодействие с государственными архивами. Взаимоотношения архива организации (ведомственного архива) с учреждениями системы Федеральной архивной службы России. Право собственности организации на документы, передаваемые в государственный (муниципальный, частный) архив. Составление исторической справки к документам.

 

11. Использование документов архива.
Выдача документов во временное пользование. Составление и выдача архивных справок. Информационно-справочная работа с документами архива.

 

12. Технологии внеофисного и электронного хранения документов
Постановка электронного документооборота в компании: введение и адаптация, технологии электронного документооборота. Перевод документов в электронную форму. Форматы хранения документов. Обеспечение сохранности документов в электронном виде

 

13. Практическое занятие по составление номенклатуры дел организации.
На основании «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». Изучение сроков хранения документов. Систематизация дел в номенклатуре. Оформление номенклатуры дел с учетом особенностей для различных организаций. Анализ допущенных ошибок.

 

 

 

Семинар проводит: Арсланова Юлия Ивановна - заведующая отделом комплектования ведомственных архивов и делопроизводства Центрального Государственного архива СПб.

 

 

Участникам предоставляется раздаточный материал по теме семинара и сертификат установленного образца.

Даты проведения: 28 сентября 2017 г. 

Время проведения: 10:00-17:00 

Место проведения: Санкт-Петербургская торгово-промышленная палата, ул. Чайковского, д. 46-48

Стоимость участия:    7 950 руб.,  для членов СПб ТПП – 7 150 руб. НДС не обл.

В стоимость семинара включены обед и кофе-брейки.

 

Координаты для получения дополнительной информации и размещения заявки на участие:

Контактное лицо: Джагаева Алена Александровна

Телефон: Тел/факс (812) 273-77-03, 579-40-36, 719-66-44 (доб. 162)

Email: education@spbcci.ru, languages@spbcci.ru

Дата события: 28
сентября


Старая версия